PrintAaa

Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

12:06 18/11/2021

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VTLT.01

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC:

 

* Điều kiện để được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

- Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có lý lịch rõ ràng;

- Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;

- Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;

- Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

 

- Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A, đường Nguyễn Chí Thanh, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh).

- Qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh http://dichvucong.hatinh.gov.vn.

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

2.3.1

Cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

 

 

-

Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo biểu mẫu BM.VTLT.01.01;

x

 

-

Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ;

 

x

-

Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc theo biểu mẫu BM.VTLT.01.03;

x

 

-

Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề;

 

x

-

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

x

 

-

Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).

x

 

2.3.2

Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

 

 

-

Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ theo biểu mẫu BM.VTLT.01.02;

x

 

-

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);

x

 

-

Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan.

 

x

 

* Lưu ý khi nộp hồ sơ:

-  Nếu nộp hồ sơ trực tiếp trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu;

-  Nếu nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến thì quét (Scan) từ bản chính;

- Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh - Số 02A, Nguyễn Chí Thanh, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Nội vụ Hà Tĩnh.

Cơ quan cấp Chứng chỉ: Sở Nội vụ Hà Tĩnh.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cá nhân có nhu cầu cấp/cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2.10

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tiếp nhận hồ sơ:

Cá nhân nộp hồ sơ đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh.

Cán bộ Tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ) kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân;

Cán bộ TN&TKQ

 

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có); 06 và hồ sơ theo mục 2.3.1 hoặc 2.3.2

B2

Chuyển hồ sơ về Phòng Cải cách hành chính - Văn thư lưu trữ (CCHC-VTLT) của Sở Nội vụ, đồng thời chuyển qua phần mềm cho phòng để xử lý.

Cán bộ TN&TKQ hoặc Bưu điện

0,5 ngày

Mẫu 01; 05 và hồ sơ theo mục 2.3.1 hoặc 2.3.2 kèm theo

B3

Thẩm định hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp/cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì dự thảo Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trình Lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại Chứng chỉ hành nghề thì dự thảo Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trình Lãnh đạo phòng ký nháy.

Công chức được giao xử lý hồ sơ

09 ngày

 

Mẫu 05;

Dự thảo Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc dự thảo Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

B4

Xem xét, ký nháy vào dự thảo kết quả tại bước B3.

Lãnh đạo Phòng CCHC&VTLT

02 ngày

Mẫu 05;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã ký nháy

B5

Xem xét, ký duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính của Phòng CCHC&VTLT

Lãnh đạo Sở

02 ngày

Mẫu 05;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã ký duyệt.

B6

Phát hành văn bản, chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ Trung tâm phục vụ Hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân.

Văn thư; Công chức được giao xử lý hồ sơ

0,5 ngày

Mẫu 05, 06;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

B7

Trả kết quả cho cá nhân.

Cán bộ TN&TKQ; cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

 

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, Sở Nội vụ ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho cá nhân.

3

BIỂU MẪU         

 

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả           

 

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ            

 

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ             

 

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả              

 

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ         

 

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ                                               

 

BM.VTLT.01.01

Đơn đề nghị Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

                                                                            

 

BM.VTLT.01.02

Đơn đề nghị Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu tr

                                                                           

 

 

BM.VTLT.01.03

Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ     

                                                                       

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có) và 06 lưu ở Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

01 bộ hồ sơ theo mục 2.3 (trường hợp kết quả thủ tục hành chính là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ).

-

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Hồ sơ được lưu tại Phòng CCHC-VTLT, Sở Nội vụ, thời gian lưu 01 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.