PrintAaa

Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

12:06 18/11/2021

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VTLT.03

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

 

Thực hiện trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

2.3.1

Thủ tục cấp bản sao:

 

 

-

Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

 

x

-

Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.03.01.

x

 

2.3.2

Thủ tục chứng thực lưu trữ:

 

 

-

Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

 

x

-

Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.03.02.

x

 

 

* Lưu ý khi nộp hồ sơ trực tiếp trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn xử lý:

- Trường hợp 1 (TH1): Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Trường hợp 2 (TH2): Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh - Số 01, đường Nguyễn Thiếp, thành phố Hà Tĩnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện: Cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu.                        

2.9

Kết quả giải quyết: Bản sao tài liệu hoặc bản chứng thực tài liệu.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời  gian

Biểu mẫu/ Kết quả

a)

Thủ tục cấp bản sao

B1

Cá nhân, tổ chức có nhu cầu cấp bản sao tài liệu nộp hồ sơ theo mục 2.3.1 cho Viên chức phòng đọc - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh. Viên chức phòng đọc xem xét hồ sơ:

+ Nêu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận yêu cầu, hẹn trả kết quả.

+ Nếu không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Độc giả, viên chức phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có) 06 và hồ sơ theo mục 2.3.1

B2

Xem xét yêu cầu tại Phiếu yêu cầu sao. Tra tìm tài liệu cần cung cấp bản sao và ghi ý kiến của phòng đọc vào phiếu yêu cầu sao tài liệu. Trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt.

Viên chức phòng đọc

TH1: 04 giờ

TH2: 02 ngày

Mẫu 05;

Phiếu yêu cầu sao tài liệu đã được ghi ý kiến của phòng đọc.

B3

Xem xét phê duyệt Phiếu yêu cầu sao tài liệu chuyển văn thư đóng dấu.

Giám đốc Trung tâm; Văn thư

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05;

Phiếu yêu cầu sao tài liệu đã được ký duyệt.

B4

Ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài  liệu. Thực hiện sao tài liệu.

Viên chức Phòng đọc

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05;

Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao tài liệu; Bản sao tài liệu.

B5

Trả kết quả cho cá nhân.

Viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06;

Bản sao tài liệu

b)

Thủ tục cấp chứng thực lưu trữ

B1

Cá nhân có nhu cầu cấp chứng thực lưu trữ nộp hồ sơ theo mục 2.3.2 cho Viên chức phòng đọc - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh. Viên chức phòng đọc xem xét hồ sơ:

+ Nêu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận yêu cầu, hẹn trả kết quả.

+ Nếu không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Độc giả, viên chức phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có) 06 và hồ sơ theo mục 2.3.2

B2

Viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Thực hiện sao tài liệu và đóng dấu chứng thực lên tài liệu sao. Điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực sau đó ghi ý kiến của phòng đọc vào phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt.

Viên chức Phòng đọc

TH1: 06 giờ

TH2: 03 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ đã có ý kiến của phòng đọc; Tài liệu đã đóng dấu chứng thực và ghi các thông tin.

B3

Xem xét phê duyệt Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ chuyển văn thư đóng dấu.

Giám đốc Trung tâm; Văn thư

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05;

Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ đã được ký duyệt; Bản chứng thực tài liệu.

B4

Trả bản kết quả cho độc giả.

Viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06;

Bản chứng thực tài liệu

 

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 giờ (đối với trường hợp 1), 01 ngày (đối với trường hợp 2) trước giờ hết hạn xử lý Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

 

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả       

 

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ     

 

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ  

 

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả  

 

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

 

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ                                        

 

BM.VTLT.03.01

Phiếu yêu cầu sao tài liệu                           

 

BM.VTLT.03.02

Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu              

 

BM.VTLT.03.03

Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu

                                                                   

 

BM.VTLT.03.04

Sổ đăng ký chứng thực tài liệu                  

 

BM.VTLT.03.05

Sổ giao nhận bản sao, chứng thực tài liệu 

 

BM.VTLT.03.06

Mẫu dấu chứng thực tài liệu                      

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có), 06 lưu tại Phòng đọc - Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

Hồ sơ theo mục 2.3.1 và Bản lưu bản sao tài liệu (đối với thủ tục cấp bản sao tài liệu).

-

Hồ sơ theo mục 2.3.2 và Bản lưu bản chứng thục tài liệu (đối với thủ tục chứng thực lưu trữ).

-

Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu./ Sổ đăng ký chứng thực tài liệu.                     

-

Biên lai thu tiền.

Trong thời hạn một năm sau khi công việc kết thúc hồ sơ được chuyển vào lưu trữ cơ quan và lưu theo quy định hiện hành