1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VTLT.02

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

Thực hiện trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

x

-

Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);

x

-

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.02.01;

x

-

Phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.02.03.

x

* Lưu ý khi nộp hồ sơ: Nếu nộp hồ sơ trực tiếp trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn xử lý:

- Trường hợp 1 (TH1): Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Trường hợp 2 (TH2): Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh - Số 01, đường Nguyễn Thiếp, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện: Các cá nhân, cơ quan trong và ngoài nước có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh.                        

2.9

Kết quả giải quyết: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời  gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

Cá nhân, tổ chức (độc giả) có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, ghi các thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, Viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, hướng dẫn độc giả tra tìm và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu và hoàn thiện hồ sơ theo mục 2.3.

Độc giả, Viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Hồ sơ theo mục 2.3; Sổ đăng ký độc giả (BM.VTLT.02.02)

B2

Tiếp nhận hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận yêu cầu, hẹn trả kết quả.

+ Nếu không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Độc giả, viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có); 06 và hồ sơ theo mục 2.3

B3

Xem xét yêu cầu tại phiếu yêu cầu đọc tài liệu. Tra tìm tài liệu và ghi ý kiến của phòng đọc vào phiếu yêu cầu đọc tài liệu.  Trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt.

Viên chức Phòng đọc

TH1: 06 giờ

TH2: 03 ngày

Mẫu 05;

Phiếu yêu cầu đọc tài liệu đã được ghi ý kiến của phòng đọc.

B4

Xem xét phê duyệt Phiếu yêu cầu đọc tài liệu chuyển văn thư đóng dấu.

Lãnh đạo trung tâm, Văn thư Trung tâm

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu đọc tài liệu đã được ký duyệt.

B5

Viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

Độc giả, viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06;

Sổ đăng ký yêu cầu đọc tài liệu;

- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 giờ (đối với trường hợp 1), 01 ngày (đối với trường hợp 2) trước giờ hết hạn xử lý Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả       

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ      

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ   

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả   

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ                                       

BM.VTLT.02.01

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu đăng ký   

BM.VTLT.02.02

Sổ đăng ký độc giả                                   

BM.VTLT.02.03

Phiếu yêu cầu đọc tài liệu                          

BM.VTLT.02.04

Sổ giao nhận tài liệu                                     

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có) và 06 lưu tại Phòng đọc - Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

Hồ sơ theo mục 2.3.

-

Sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu.

-

Biên lai thu tiền.

Hồ sơ được lưu tại Phòng đọc trong thời hạn một năm sau khi công việc kết thúc hồ sơ được chuyển vào lưu trữ cơ quan và lưu theo quy định hiện hành.