Liên quan tới ý kiến về cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản điện tử, các phụ lục kèm theo sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền; vị trí hiển thị thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của một số cơ quan, tổ chức trong quá trình triển khai Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức, sau khi nghiên cứu, chúng tôi có ý kiến như sau:

     1. Về giải pháp cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản điện tử sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền.

    - Quy trình: Thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 01/2019/TT-BNV;

    - Giải pháp: Việc cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống, cụ thể là tích hợp cách thức lấy số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng hình ảnh và thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Như vậy, số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản do chứng thư số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cấp tự động theo chức năng của hệ thống.

     2. Về việc cấp số, ngày, tháng, năm cho các phụ lục kèm theo văn bản.

     Giải pháp:

    - Trường hợp phụ lục cùng tệp tin với văn bản, việc cấp số, ngày, tháng, năm cho các phụ lục được thực hiện đồng thời với việc cấp số, ngày, tháng, năm và ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, bằng chứng thư số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tuy nhiên, việc cấp số, ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện tự động và việc cấp số, ngày, tháng, năm cho các phụ lục được thực hiện thủ công. Tức là cần chọn vị trí để đưa thông tin ngày, tháng, năm vào phụ lục. Giải pháp này đã thực hiện thành công bằng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Công ty Công nghệ Thông tin thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-IT).

     - Trường hợp phụ lục cùng tệp tin với văn bản và cần chữ ký số của người có thẩm quyền ban hành văn bản và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Thực hiện giải pháp tương tự như việc cấp số, ngày, tháng, năm cho phụ lục, bằng phương pháp chọn vị trí ký số thủ công.

     - Trường hợp phụ lục khác tệp tin văn bản: Thực hiện ký số, cấp số, ngày, tháng, năm cho phụ lục như quy trình ký số và ban hành văn bản.

     3. Về vị trí hiển thị thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

    Thông tư số 01/2019/TT-BNV không quy định cụ thể vị trí hiển thị, cỡ chữ, phông chữ đối với thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản điện tử. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn vị trí, cỡ chữ, phông chữ của thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phù hợp, bảo đảm thẩm mỹ của văn bản và thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

    Đề nghị các cơ quan, tổ chức nghiên cứu và thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV trên cơ sở một số giải pháp gợi ý như trên./