I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Ngày 28/4/2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Theo đó, tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: “Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý văn thư - lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh”; đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về việc thành lập tổ chức Chi cục văn thư lưu trữ trên cả nước, trong đó có Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh.
Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh có thể sơ lược như sau:
1. Sự hình thành Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh
Sau tái lập tỉnh (tháng 9 năm 1991) tổ chức lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh là bộ phận thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND tỉnh.
Ngày 12 tháng 6 năm 1998,UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành Quyết định số 688/QĐ.UB-1998-VX quyết định thành lập Trung tâm Lưu trữ, trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh.
Năm 2006, thực hiện Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ và Thông tư số 03/2006/TT-VPCP ngày 17/02/2006 của Văn phòng Chính phủ, theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ và Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Công báo - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh được thành lập trên cơ sở Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh theo Quyết định số 32/2006/QĐ-UBND ngày 14/7/2006 của UBND tỉnh Hà Tĩnh.
Ngày 09 tháng 9 năm 2008,Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh ban hành Quyết định số 2495/QĐ-UBND quyết định thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở Trung tâm Công báo - Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Nhiệm vụ chủ yếu củaTrung tâm Lưu trữthời gian trước năm 2008 chủ yếu là nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND tỉnh. Từ năm 2008 trở đi Trung tâm mới thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ Lịch sử. Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và hệ thống tổ chức những người làm công tác văn thư lưu trữ ở tỉnh trong giai đoạn này chưa được xác lập một cách rõ ràng, cụ thể.
2. Thành lập Phòng Quản lý văn thư - lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
Thực hiện Thông tư số 04/2008/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện,Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh ban hành Quyết định số 30/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ. Theo đó, Phòng Cải cách hành chính và Quản lý văn thư lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập, từng bước thực hiện nhiệm vụ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.
3. Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ
Thực hiện Thông tư 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành Quyết định số 1968/QĐ-UBND ngày 06/7/2010 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ; thống nhất 2 nhiệm vụ tham mưu quản lý Nhà nước về văn thư lưu trữ và thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử về một đầu mối: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Từ khi thành lập tới nay, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh từng bước kiện toàn theo các Quyết định số 1645/QĐ-UBND ngày 21/12/2015 của UBND tỉnh và Quyết định số 54/QĐ-SNV ngày 06/4/2015 của Sở Nội vụ.
Ngoài 2 nhiệm vụ chủ yếu: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh trong công tác quản lý Nhà nước về văn thư lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, Chi cục còn được giao nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ về lưu trữ, trong đó có dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nhằm xử lý tài liệu tích đống trong nhiều cơ quan, đơn vị - đang là vấn đề khá nổi cộm trong thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ thời gian qua.
Đội ngũ công chức,viên chức,lao động hình thành bước đầu của Chi cục gồm 7 công chức, 6 viên chức sự nghiệp, 2 HĐ68 và một số hợp đồng lao động,tất cả đều có trình độ từ trung cấp nghiệp vụ trở lên,được bố trí tại 3 phòng chuyên môn, tổ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Kế thừa và phát huy những thành tích, kết quả đạt được của Trung tâm Lưu trữ và của Phòng Cải cách hành chính - Quản lý văn thư - lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, công chức, viên chức và người lao động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh đã góp phần tạo bước chuyển biến đáng kể trong công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ. Hoạt động sự nghiệp lưu trữ, khai thác tài liệu lưu trữ lịch sữ và hoạt động dịch vụ về lưu trữ đã không ngừng phát triển. Đội ngũ những người làm công tác văn thư lưu trữ của tỉnh đã được chuyên môn hóa và được nâng cao trình độ nghiệp vụ. Công tác văn thư lưu trữ nói chung đã được quan tâm ngày càng nhiều hơn trong các cấp, các ngành.
II. NƠI LƯU GIỮ NHỮNG THÔNG TIN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN HÀ TĨNH
1.Nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh
Luật Lưu trữ năm 2011 quy định Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Qua đó, đối với chính quyền địa phương chỉ tổ chức duy nhất là Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ.
Thực hiện Luật Lưu trữ và Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức, thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp, UBND tỉnh Hà Tĩnh đã ban hành Quyết định số 2264/QĐ-UBND ngày 15/6/2015 Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.
Qua đó, Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh gồm có 343 đơn vị chia thành 2 nhóm cơ bản là nhóm cơ quan cấp tỉnh và nhóm cơ quan cấp huyện như sau:
- Nhóm các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: có 80 đơn vị, gồm (Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân tỉnh; Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; Tòa án nhân dân tỉnh; Viện kiểm sát nhân dân tỉnh; Công an tỉnh; Các tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có chức năng quản lý Nhà nước; Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh; Các cơ quan, tổ chức của Trung ương, các đơn vị thành viên của Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh; Doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập; Các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách nhà nước.
- Nhóm cơ quan, tổ chức cấp huyện: có 263 đơn vị, được xếp theo địa danh từng huyện, mỗi đơn vị cấp huyện bao gồm:Hội đồng nhân dân; Ủy ban nhân dân; Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; Tòa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân; Công an; Cơ quan, tổ chức của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp huyện.
2. Thông tin trong tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh
Tính đến ngày 31/7/2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh đang bảo quản 36 phông lưu trữ của HĐND, UBND tỉnh và các sở, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với tổng số 600,52 mét giá tài liệu với 28.312 hồ sơ.
Số hồ sơ, tài liệu này rất đa dạng với nhiều phông, khối tài liệu chuyên môn khác nhau, chủ yếu là tài liệu hành chính, ngoài ra còn có các bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình. Thời gian của tài liệu được phản ánh qua hai giai đoạn: 1945 - 1975 và 1991 - 2012.
Giai đoạn 1945 - 1975: Tài liệu lưu trữ giai đoạn này vô cùng quý giá về mặt hoạt động của UBHC tỉnh Hà Tĩnh, trải qua một giai đoạn lịch sử rất quan trọng bởi ảnh hưởng của chiến tranh vẫn lưu giữ được các hồ sơ, tài liệu phản ánh quá trình hoạt động kháng chiến, xây dựng kinh tế, xã hội bao gồm các tài liệu của bộ, ngành từ trung ương đến địa phương, văn bản của Văn phòng Uỷ ban, tài liệu về tổ chức cán bộ, về ngân sách kế toán; tài liệu nông lâm nghiệp, giao thông, vận tải; bưu điện truyền thông, công tác thương nghiệp, thu mua và quản lý thị trường, tài liệu thu thuế, quản lý nhà, đất và tài sản công cộng, công tác văn hóa, giáo dục, y tế, công tác trật tự an ninh và một số tài liệu của Ban Trọng tài kinh tế tỉnh.
Giai đoạn 1991-2012: Đây là khối tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của HĐND, UBND tỉnh và các sở, ban, ngành, các đơn vị trên địa bàn tỉnh, sau khi tái lập tỉnh đến năm 2012. Thành phần của tài liệu bao gồm: Tài liệu Văn phòng (tập lưu văn bản đi, đến), tài liệu khen thưởng (Bản khai Huân, Huy chương kháng chiến chống Mỹ, chống Pháp; tài liệu tổ chức cán bộ (tiếp nhận, thuyên chuyển, điều động cán bộ...); tài liệu Y tế (y tế dự phòng, khám, chữa bệnh, bảo hiểm y tế...); tài liệu nội chính (giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân dân, kết hôn với người nước ngoài, nhận con nuôi…); tài liệu Xây dựng - Công nghiệp (điện, đường, trường học, trụ sở làm việc, xây dựng giao thông nông thôn, đền bù giải phóng mặt bằng Quốc lộ IA, tài liệu nông lâm (xây dựng và sửa chữa đê điều, hồ chứa nước, hệ thống thủy lợi, kênh mương nội đồng, chăn nuôi, trồng trọt...).
Đặc biệt, Chi cục Văn thư - Lưu trữ hiện đang lưu giữ bản điện tử của 1.121 bản sao chứng thực hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Hà Tĩnh. Đây là những tài liệu vô cùng quý giá của nhữngđồng chí cán bộ là chiến sỹ, y sỹ, bác sỹ, giáo viên, kỹ sư, nhà văn, nhà báo… đã đóng góp nhiều chiến công trong thời kỳ chống Mỹ, góp phần xây dựng và bảo vệ Tổ quốc thân yêu.
Với những nội dung trên có thể nói rằng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là nơi lưu giữ những thông tin hoạt động của chính quyền tỉnh Hà Tĩnh, góp phần không nhỏ trong sự nghiệp xây dựng và phát triển toàn diện của tỉnh nhà trong suốt thời gian qua.
III. CÁC HÌNH THỨC TRA TÌM, KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH
- Tra tìm, khai thác tại website http://luutrutinh.hatinh.gov.vn.
- Tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu trực tiếp tại Lưu trữ Lịch sử: Tại đây, độc giả (người khai thác) được thực hiện tra tìm tài liệu tại các Mục lục hồ sơ của các phông, khối tài liệu; được nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc; được cung cấp bản sao tài liệu và bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Thủ tục đăng ký khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ rất đơn giản: Độc giả chỉ cần xuất trìnhChứng minh nhân dân (hoặc các giấy tờ tùy thân như hộ chiếu;giấy giới thiệu, văn bản đề nghị của cơ quan...), điền thông tin cá nhân và yêu cầu khai thác vào phiếu yêu cầu đều được phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Tin bài: Tùng Phong-Cẩm Thơ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ